Non esiste un’unica e conclusiva definizione di knowledge management. In senso lato, il concetto può riferirsi alla preservazione e alla condivisione della conoscenza ed è portato avanti dall’antichità con lo sviluppo di biblioteche e strumenti di comunicazione. Nei tempi più recenti della rivoluzione digitale, chiamiamo knowledge management quel filone di ricerca teorica e applicativa che sviluppa il ciclo della conoscenza all’interno di una comunità di pratica o d’apprendimento tramite strumenti dell’information technology.

KM First generation: la gestione dell’informazione

Nel 1986 Karl Wiig, autore nel 1993 del libro Knowledge management foundations, enuncia i principi del knowledge management, termine da lui coniato. Molte aziende, soprattutto multinazionali, mostrano un forte interesse verso questa teoria. L’obiettivo del knowledge management, infatti, è pragmatico: migliorare l’efficienza dei gruppi collaborativi esplicitando e mettendo in comune la conoscenza che ogni membro ha maturato durante il suo percorso professionale. I primi investimenti si concentrano soprattutto sullo sviluppo dei mezzi per rendere veloce e semplice l’archiviazione, la descrizione e la comunicazione di dati e informazioni. È una prima fase, la first generation, che tende a ridurre il knowledge mangement alla sua componente strumentale, l’information technology, che è fondamentale ma non ne esaurisce le potenzialità.

KM Second generation: la condivisione della conoscenza

Il ciclo della conoscenza non può fermarsi alla trasmissione di dati e informazioni perché il loro rapporto è gerarchico e può essere schematizzato con la forma di una piramide.

Alla base ci sono i dati, materiale “grezzo” e abbondante dell’informazione. Su un gradino più alto c’è l’informazione, cioè dati selezionati e organizzati per essere comunicati. Poi la conoscenza, cioè informazione rielaborata e applicata alla pratica. Al vertice troviamo la saggezza, conoscenza distillata dall’intuizione e dall’esperienza.

La seconda fase del knowledge management si focalizza su come poter mettere a servizio di tutta l’azienda le conoscenze professionali specifiche di ogni membro. Questa logica spinge il knowledge management a diventare un sorta di “filosofia” della collaborazione e della condivisione negli ambienti di lavoro. Può incontrare una certa resistenza da parte di esperti gelosi dell’indispensabilità del proprio ruolo, spesso raggiunto dopo anni di esperienza. Questa visione riduce la conoscenza a una sorta di “bagaglio” personale che il proprietario può portare via quando lascia l’azienda, arrecando un danno economico. Invece, quello della conoscenza è un ciclo che può portare alla produzione di nuova conoscenza solo tramite la condivisione e l’elaborazione di informazioni.

Ciclo di trasmissione dell’informazione

• Creazione/Modificazione
  • Utilizzo applicato e ragionato dell’informazione per la creazione di nuova conoscenza
  • Conversione della conoscenza in nuova informazione
  • Edizione e pubblicazione
• Organizzazione/Indicizzazione
  • Cattura e integrazione delle informazioni
  • Descrizione dell’informazione tramite metadati
  • Indicizzazione
• Archiviazione/Recupero
  • archiviazione di
    • documenti fisici
    • documenti digitali
    • metadati dei documenti e dati ad essi correlati
  • recupero tramite strumenti di ricerca
• Distribuzione/Networking
  • Trasmissione dell’informazione
    • Servizi di informazione
    • Servizi di distribuzione

• Accesso/Filtro
  • Localizzazione delle informazioni
  • Selezione dell’informazione rilevante
  • Recupero dell’informazione

Le fasi non sono numerate perché collegate in un ciclo continuo e possono essere rappresentate in chiave grafica anche mediante una solution map come la seguente:

Knowledge management systems

Knowledge management systems sono sistemi software che supportano le fasi del ciclo dell’informazione e la comunicazione all’interno di una comunità di pratica (ad esempio un’azienda) o di apprendimento (ad esempio una classe “virtuale”) anche disperse nello spazio. Supportano in particolare le seguenti funzioni

• Cattura delle competenze collettive
• Controllo per realizzare obiettivi comuni
• Integrazione delle conoscenze frammentate

I nuovi sistemi KM si concentrano sull’e-learning, studiano metodi per esplicitare la conoscenza tacita e per favorire la creatività.